צורך בתוכנית עסקית פיננסית
בחלק גדול מהעסקים בישראל ההתנהלות הפיננסית אינה מיטבית ולעיתים קרובות הינה גורם מרכזי לחוסר מיצוי הפוטנציאל, לרווחיות נמוכה ואף להפסד ומשבר.
יש סיבות שונות למצבים אלו המשתנות בין בעלי עסקים. למשל, רבים מהם הינם מוכשרים מאוד ובעלי ידע בתחומם, לפעמים גם מחזיקים יכולות טובות בכל הקשור לניהול השיווק, כוח אדם וכדומה, אך הדבר שונה בכל הקשור לניהול הפיננסים.
יש בעלי עסקים שאינם בעלי הבנה כלכלית טובה מספיק כדי להבין את הנתונים לעומק, ובוודאי שלא להכין תוכנית פיננסית הכוללת הערכות ותחזיות. לא פעם גם נלווית לכך הסתייגות מעיסוק בפן הכלכלי של העסק ולכן נסמכים בצורה יתרה על דוחות רואה החשבון.
הבעיה היא שדוחות אלו מספקים רק ניתן בדיעבד של המצב שעבר, אינם מתייחסים לעתיד ולא מציירים את התמונה בשלמותה.
חלק גדול מבעלי העסקים גם מוצאים את עצמם טרודים ועמוסים בניהול השוטף, דבר הדוחק למטה בסדר העדיפויות את הניהול הפיננסי.
כך נוצר בלגן במישור הכלכלי והתנהלות מיום ליום ללא תוכנית פיננסית סדורה, בלי צפי של התחזקות או האטה במכירות מבחינה עונתית, בלי ניצול נכון של תקופות טובות והיערכות נכונה לתקופות פחות טובות, או כניסה להתחייבויות, השקעות והלוואה שעלולות להיות שגויות ורעות לעסק.
ישנן עוד סיבות רבות להתנהלות שאינה מיטבי במישור הכלכלי, ובדיוק למען מטרה זו צריך תוכנית פיננסית לעסק.
מהותה של תוכנית עסקית פיננסית
תוכנית עסקית פיננסית מייצרת בסיס נכון ומקצועי לבניית תקציב ותוכנית עבודה שנתית או לשנתיים, לפיה העסק יכול להתנהל. התוכנית לוקחת בחשבון מכלול של פרמטרים כגון הוצאות והכנסות צפויות, מקורות מימון, תמחור וכדומה.
בונים אותה בצורה ריאלית ועל פי נותנים מדויקים, ולכן בשלב הראשון יש לבצע בדיקת עומק של הנעשה בעסק. הבדיקה שמבצע היועץ העסקי עשויה להתייחס להיבטים רבים שחלקם מעבר לפן הפיננסי גרידא, אך בסיכומו של דבר ההתמקדות תהיה על הכלכלי.
כך למשל, היועץ העסקי יבחן את מכלול הוצאות הייצור, פיתוח, רכש, אספקה, אחסון, חומרי גלם, הפצה, הובלה, שיווק, משכורות ומשרות, תמחור ורווחיו של שירותים ומוצרים, ההון העצמי, מצב ההלוואות, יתרת הזכות, דמי שכירות על המבנה, מלאי נדרש וקיים, הסכמים והתחייבויות לספקים, מיכון נדרש וקיים, הוצאות על ציוד משרדי, חשמל וכן הלאה.
לאור נתונים אלו נבנית התוכנית הפיננסית שמטרתה לתת תמונה מדויקת ככל הניתן של הוצאות והכנסות העסק לשנתיים הקרובות ולעיתים ליותר מכך, והיא גם יכולה להציע פתרונות ומהלכים המביאים להגדלה של הרווחיות.
לפיכך התוכנית מתייחסת להיבטים רבים ולמעשה לכל מרכיב פיננסי בעסק כאמור לעיל, ויכולה בתוך כך להתמקד בנקודות ספציפיות כמו כוח אדם, תמחור וכדומה.
כך למשל, חלק אינטגראלי של תוכנית עסקית פיננסית הינו בחינה של התמחור הקיים, האם קיימים מוצרים יותר ופחות רווחיים ומדוע, ובמידת הצורך מבצעים תמחור מחודש, מקצועי ונכון. מדובר בתמחור שאינו מבוסס רק על השוואה למחירי המתחרים, כפי שקורה בבתי עסק רבים, אלא לוקח בחשבון את מכלול העלויות וההוצאות, ייחוד של שירותי ומוצרי העסק, שאיפות רווח של הבעלים, מוניטין ומיתוג, קהלי יעד ועוד.
כמו כן, התוכנית הפיננסית עשויה להתמקד בנושא המשרות והמשכורות. למשל, אם מתגלה כי ישנן משרות שכבר לא מצדיקות את עצמן, ייתכן שהתוכנית הפיננסית תכוון להעברת חלק מהמשרות המלא לחצי משרה, ו/או להעברת חלק מהשירותים למיקור חוץ על מנת לחסוך במשכורות והוצאות נלוות, בגיוס עובדים והכשרתם וכדומה.
מעבר לכך, ישנם עוד נושאים רבים בהם עשויה להתמקד התוכנית הפיננסית, למשל במחזור או סגירה של הלוואות שנלקחו בתנאים שאינם מיטביים לעסק ו/או לצרכים שאינם מתאימים, או בכניסה למו"מ מחודש על ספקים קיימים ופנייה לספקים חדשים. בכל מקרה,
על התוכנית לספק תחזית כלכלית מובנת ובהירה עם יעדי הוצאות ומכירות ברורים בהתבסס על נתונים מדויקים, התייחסות לתנודתיות ובניית צעדים לשיפור הרווחיות.
על פי התוכנית אפשר לבנות תקציב לשנה הקרובה, כלומר את תוכנית העבודה, לקבל החלטות מושכלות ולהבין מה צריך לעשות בשביל להתייעל ולהשתפר. ניתן להבין כי בניית התוכנית איננה משימה פשוטה ומחייבת הבנה כלכלית מצוינת.
לצד הצלילה אל הדוחות של רואה החשבון ועוד מסמכים פיננסיים, ישנם בתוכנית מרכיבי הערכה המצריכים הנחות עבודה ריאליות ושקלול הסתברויות לאור היכרות עם הענף ועם המשק בכלל. לפיכך, יש לבנות את התוכנית הפיננסית עם יועץ עסקי מנוסה ובעל השכלה כלכלית מקיפה.
ומהי תוכנית עסקית מלאה
התנהלות עם תוכנית עסקית מלאה היא חובה לכל בעל עסק קיים או יזם המקים עסק חדש. גם כאן, מדובר בתחזית מפורטת של כלל ההכנסות וההוצאות בעסק ברמה החודשית לשנה או לשנתיים קדימה.
בהתאם לכך, גם בנייתה של תוכנית עסקית מלאה מתחילה בסקירה מעמיקה של מכלול מרכיבי העסק, החל בעלויות הייצור והפיתוח, דרך פטנטים רשומים וסימני מסחר, רמת הביקוש או הרוויה בשוק, המתחרים על נקודות התורפה וההצלחות שלהם, ועד לסניפים, שכירים ופרילנסרים.
אכן, קיימים קווי דמיון רבים בין התוכנית העסקית המלאה והתוכנית הפיננסית, אלא שבשניה המיקוד הוא בעיקר בפן הכלכלי ואילו הראשונה הינה מקיפה יותר. התוכנית העסקית המלאה כוללת בתוכה את התוכנית הפיננסית ובנוסף מתייחסת בין היתר אל מוצרי ושירותי העסק על יתרונותיהם לעומת מתחרים והעלויות השונות של ייצור, אספקת, הפצת ושיווק המוצרים.
היא גם מתייחסת אל מבנה ההנהלה והעסק, אל העץ הארגוני, יתרונות של העובדים וההנהלה בהשוואה למתחרים, התפקידים השונים, עלויות השכר ותרומת העובדים השונים לעסק.
היא גם מתייחסת אל השוק והמתחרים ואל אסטרטגיות טובות יותר ופחות, ומתייחסת אל נושא המכירות והשיווק – כיצד מתכוונים למשוך ולשמור לקוחות בעסק, ההכנסות הצפויות מעמידה ביעדי מכירות ושיווק, משאבים שיושקעו במיתוג ושיווק וכן הלאה.
בנוסף, התוכנית העסקית מתייחסת אל מקורות המימון כגון הון עצמי, הכנסות, הלוואות ומשקיעים, יתרת החוב או הזכות והתוכניות הפיננסיות להמשך הדרך.
עבור עסק פעיל וקיים, התוכנית העסקית המלאה מהווה תוכנית עבודה חיונית, שעימה יודעים בכל חודש מהם יעדי המכירות ומהו תקציב ההוצאות בעל סעיף. היא מהווה עוגן להתנהלות מושכלת מבחינה אסטרטגית ומנחה לאורך תקופה את בעל העסק גם אל מול שינויים ותמורות בשוק ובענף.
היא מביאה תובנות וצעדים ישימים לתיקון בעיות וליקויים, מאפשרת לבעל העסק לדעת היטב היכן הוא עומד, להיכן הוא מכוון וכיצד יגיע לשם, ובשורה התחתונה מביאה להגדלת הרווחיות ואף להגדלת המחזור.
כאמור, התוכנית העסקית המלאה או הפיננסית היא בגדר חובה לעסקים חפצי חיים, המבינים כי יש להתנהל באופן סדור ומושכל בניגוד ל- "כיבוי השריפות" שכה מאפיין עסקים במשק המקומי. בנוסף, התוכנית העסקית (לפחות אחת מהן) עשויה לשמש לצרכים שונים ובשלבים שונים של חיי העסק.
למשל, היא נדרשת לצורך גיוס הלוואות מהבנק, מהקרן להלוואות בערבות מדינה או לצורך גיוס משקיע – ותכניה ישתנו בהתאם לגורם שעבורו היא מועדת.
בנוסף, התוכנית הינה חובה לכל יזם המעוניין להקים עסק חדש, כאש בשלב הראשון נבחנת ההיתכנות הכלכלית, ובהמשך התוכנית תשמש כמפה המנחה להתנהלות מאורגנת, מקצועית וברורה בתקופת ההקמה וההרצה.
