קבלה היא מסמך חשבונאי שכולנו מכירים היטב מחיי היום יום שלנו. אנחנו מקבלים (או לפחות אמורים לקבל) קבלה על כל עסקה שאנחנו מבצעים, החל מהחלב שקנינו במכולת ליד הבית ועד חשבון הארנונה ששילמנו לרשות המקומית עבור השירותים שהיא מספקת לנו.
למרות שקבלה היא מסמך מאוד נפוץ, עצמאים ועצמאיות רבים לא תמיד בטוחים מה הפרטים שהם צריכים לשלב בתוכה ואיך ממלאים אותה עבור הלקוחות בצורה מיטבית. ובכן, אנחנו כאן כדי לעזור בדיוק בזה.
מי צריך להוציא קבלות?
התשובה לכך היא פשוטה – כולם. כל עסק שמקבל אליו תשלום כלשהו צריך להוציא קבלה עבור אותו תשלום, תמיד ועל כל סכום שנכנס.
כשמדובר בקבלות, אין הבדל בין עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ או כל ישות עצמאית אחרת.
כיצד מנפיקים קבלה?
הקבלה יכולה להיות מופקת ב-2 דרכים עיקריות:
1. קבלה פיזית: קבלה מנייר שמוציאים מפנקס קבלות (שניתן לקנות בכל חנות לציוד משרדי) או ממערכת ממוחשבת (כמו למשל הקבלה שאתם מקבלים בסופר)
2. קבלה דיגיטלית : קבלה שמופקת מתוך מערכת חשבונאית דיגיטלית (שבדרך כלל ניתן להוציא ממנה גם את כל שאר סוגי המסמכים כמו חשבוניות, חשבון עסקה וכו')
מה צריך להיות כתוב בקבלה?
כל קבלה שאתם מוציאים ללקוח צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
1. תאריך: התאריך שבו התקבל התשלום עבור העסקה.
2. מספר קבלה: מספר סידורי של הקבלה אותה הוצאתם (מספר סידורי בפנקס הקבלות או מספר שמופיע אוטומטית אם אתם משתמשים בשירות דיגיטלי להוצאת מסמכים).
3. פרטי העסק: הפרטים המלאים של העסק שלכם – שם העסק כפי שמופיע בספרים, מספר ח.פ, מספר טלפון, כתובת.
4. פרטי הלקוח: הפרטים המלאים של הלקוח ששילם לכם עבור השירות – רק עבור לקוחות עסקיים.
5. פירוט התשלום: הקבלה צריכה להכיל את גובה הסכום שקיבלתם עבור השירות.
מה לא צריך לכתוב בקבלה?
1. פרטי עסק: אם מדובר בלקוח פרטי, כמובן שאין הכרח למלא את פרטיו.
2. הפרדת מע"מ: שלא כמו בחשבונית מס, בקבלה אין צורך להפריד את המע"מ מסכום העסקה.
3. השירות/המוצר שניתן: אין חובה לפרט בקבלה עבור מה ניתן התשלום.