בשל השינויים שאותם חוללה מגפת הקורונה בכל תחומי החיים, בשל בידודים וסגרים חוזרים ונשנים, יותר ויותר מקומות עבודה עוברים למודל עבודה היברידי.
במודל זה, עובדים יכולים לבחור לעבוד בחלק מימי השבוע מהבית. מעבר זה אומנם מספק נוחות וגמישות מתבקשת באקלים הנוכחי, אך ישנה בעיה אחת העולה מהשינוי – כיצד ניתן לדווח את שעות העבודה בצורה יעילה? יש לכך פתרון נפלא שעליו נספר לכם במאמר זה.
החשיבות של דיווח שעות עבודה
רישום של שעות העבודה הוא אינו עניין אופציונלי, אלא פעולה המחויבת על פי חוק. שעון נוכחות מסייע לעובדים לעקוב אחר שעות העבודה שלהם המתבטא בשכר, אך גם למעסיקים מדובר בעניין חשוב לא פחות. במקרים שבהם עובד מתלונן על שיבושים בתשלום השכר, חובת ההוכחה שהדבר אינו נכון חלה על המעסיק. באמצעות רישום ותיעוד שוטף, יכול המעסיק להיות בטוח שתשלום המשכורת נעשה בצורה תקינה. מצד שני, הרישום גם נוסך ביטחון בעובד שהוא מקבל את מה שמגיע לו בשקיפות מלאה. אך מה קורה כאשר חלק מימי העבודה מתקיימים מהבית, כיצד ניתן לדווח על השעות?
דיווח שעות נוכחות מרחוק
הפתרון לבעיה מגיעה בדמות אפליקציית שעון נוכחות, המאפשרת דיווח שעות דרך הטלפון החכם, המחשב הנייד ואפילו באופן טלפוני. במקור פתרון זה פותח כדי לאפשר רישום לעובדי שטח, אנשי מכירות, עובדים בסניפים מרוחקים ועוד.
שעון הנוכחות באפליקציה מאפשר לעובד לדווח על כניסה ויציאה דרך המכשיר הנייד, הנמצא עליו בכל עת. בנוסף, באפליקציה ישנה גם אפשרות למסור מיקום באמצעות מפה עם GPS. כך יכול המעסיק לדעת היכן העובד נמצא בעת הדיווח. ישנה גם אפשרות לדווח באופן טלפוני, באמצעות השמעה קולית המתאפשרת בחמש שפות (עברית, ערבית, אנגלית, רוסית ואמהרית).
הכניסה למערכת נעשית באמצעות הקשת פרטי זיהוי של המשתמש כמו תעודת זהות, מספר טלפון ומספר עובד, בשילוב עם סיסמה. כך ניתן להבטיח שהעובד לא ייכנס תחת שמו של עובד אחר בטעות. האפליקציה מגיעה בגרסאות לאייפון וגם לאנדרואיד, כך שכל עובד יכול לעשות בה שימוש. כמובן שאין מניעה להציב אמצעי דיווח גם במקום העבודה עצמו, הפועל על זיהוי ביומטרי, העברת כרטיס או שימוש בתג קרבה. אך כדי שיהיה מעקב מדויק אחר הדיווחים, מומלץ מאוד שכל אמצעי הדיווח יחוברו לתוכנה ייחודית.
היתרונות של תוכנת נוכחות
כאשר מחברים את אמצעי דיווח השעות לתוכנת רישום נוכחות, כל המידע נאסף באופן מדויק ללא מאמץ. בסוף החודש מדובר בחיסכון זמן משמעותי, כמו גם מניעה של מקרי טעות אנוש ברישום וחישוב. התוכנה תאפשר לכל עובד להזין מספר כניסות ויציאות לפי הצורך, כולל עדכון נתונים ידני מצד המעסיק. כמו כן, התוכנה מאפשרת חישוב פשוט של שעות נוספות יומיות, שבועיות או חודשיות. ניתן גם להזין איחורים, הגעה מוקדמת או היעדרויות במקרים של מחלה, חופשה, מילואים ועוד.
בכל שנה לוח החגים מתעדכן באופן אוטומטי בתוכנה, כך שאין סיכוי שחשבי השכר יפספסו את הנתונים הללו. ניתן להגדיר הסכמי עבודה ולשייך אליהם עובדים, כך שתנאי ההעסקה כבר יחכו בתוכנה המחולקות לסניפים, צוותים או מחלקות. בסוף, כל הנתונים נשמרים במערכת אחת המאפשרת לחברה לבצע מעקב מדויק.
לסיכום, המעבר לפורמט עבודה היברידי יכול להביא נוחות רבה לעובדים. בזכות דיווח שעות מרחוק, עדיין ניתן להיות בטוחים שהעבודה נעשית ומתועדת. רישום זה מועיל הן למעסיקים והן לעובדים, כך שכולם מרוויחים. שעון נוכחות באפליקציה מספק נגישות, תפעול פשוט ותמיכה לכל אורך הדרך.